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檔案管理工作的現狀與創新研究

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摘要:當前階段,我國各個行業都在飛速發展,而檔案可以為各行業的相關工作提供一定的參考依據,其作用不容小覷。但是,在很多單位中,并不重視檔案管理工作,也沒有響應合理地管理制度。為此,本文首先從檔案管理工作的現狀入手,并提出了創新檔案管理工作的有效措施,為相關人員提供參考。

關鍵詞:檔案管理工作;現狀;創新;研究
現階段信息技術被廣泛的應用在了各行各業,在此背景下,檔案管理工作可謂是機遇和挑戰并存。目前來看,檔案管理工作的現狀不被看好,現存的檔案管理方法和管理理念已經不能充分滿足時代發展的需要。所以,需要對檔案管理工作進行不斷地優化和創新,并實行專業化的管理。此外,在對檔案進行管理時,需要充分調動管理人員的積極性,將其主觀能動性進行有效發揮,并對資源進行充分利用,從而最大程度上提高了工作效率和質量。
1檔案管理工作的現狀
1.1檔案管理工作缺乏完善的制度
直以來,完善的制度使檔案管理工作的根本依據。現階段,普遍存在的一個問題是,多數行業的檔案管理工作都缺乏完善的管理制度,使得檔案管理人員工作中失誤不斷,嚴重影響了工作效率。此外,基于檔案管理工作制度缺乏,致使很多員工都會憑借自己的經驗以及別人的案例去管理檔案,最終使檔案丟失現象屢見不鮮。
1.2檔案管理工作者素質有待提升
當前,中國的各個行業都在迅速發展,許多職位需要知識型人才,檔案管理也一樣,這需要比其他職位更有知識的人才。現在,檔案管理不再是過去的紙質檔案管理,在信息技術飛速發展的背景下,紙質檔案已經開始轉變為電子檔案。這要求員工精通計算機操作和專業檔案管理知識。然而,普遍存在我國各行業中的一個問題就是檔案管理人員的素質不高,一些檔案管理人員沒有較高的文化水準,相應的專業知識也匱乏,沒有清楚的了解到檔案管理工作的流程。與此同時,很多檔案管理者是從其他部門轉調過來的,也有很多兼職。另外,一些檔案管理人員的年齡也偏大,無法對計算機進行熟練操作,使得檔案信息管理受限。
1.3缺乏對檔案管理工作的重視
各行各業中,檔案管理工作的作用都十分巨大,可以為工作提供相關的信息,并有效減少工作人員查看資料的時間。然而,很多工作人員對檔案管理工作的重要性并沒有充分地認識,導致工作不認真,從而使得很多工作措施無法落實,讓檔案缺乏一定的安全性和完整性。另外,多數行業的領導也忽視檔案管理工作,缺乏對檔案管理的投入力度。
1.4檔案管理工作不科學
當前,很多行業在發展時,均使用了科學的管理方式,如數據庫和互聯網等,但是很多單位并沒有進行科學的檔案管理,一直使用人工的管理方式,從而導致檔案管理工作相對滯后,科學性缺乏,致使無法及時保管重要的檔案,并且當人員對檔案調取查閱時,因為檔案缺失而使正常工作受到影響。
2創新檔案管理工作的有效措施
2.1對檔案管理工作模式進行優化
想要做好檔案管理工作,不可或缺的就是積極地工作理念和有效地管理模式。在信息飛速發展的時代,需要對許多檔案管理系統進行升級,以適應時代發展的要求。而傳統的檔案管理方式和當前整個檔案管理工作流程已經無法適應所以,每個行業都都要對檔案管理模式進行優化。第一,各行業都要利用先進的信息技術,使檔案管理水平全面提高,采用科學的管理方法,使管理效率提升。第二,各行業必須逐步從紙質檔案管理模式轉變為電子檔案管理模式。

2.2對檔案管理工作機制的優化
想要對檔案管理機制進行創新,則必須從源頭上改變。所以,需要建立完善的競爭機制,并對聘任制度加以優化,同時,秉持著擇優上崗、公平競爭的原則。對現存的檔案管理機制進行優化,并重新建立一個規范化、合理以及客觀的全新的檔案管理機制?;詿?,還要重視檔案的開發和利用。檔案人員必須清楚認識到本職工作的重要作用,肩負責任努力做好工作。另外,還需要建立和完善檔案管理人員評估機制,并對其實行科學、客觀的考核從而使員工的積極性進行充分地調動,使其能夠全身心的投入到工作崗位中去。
2.3對檔案管理人員的職業素養進行提高
不管是哪個行業中,檔案管理工作都是重點。所以,各行業需要對欄案管理工作加以重視,對檔案人員的職業素養進行有效地提高。第一,檔案管理人員需要對自身工作責任清楚認識,擺正工作姿態,履行崗位職責,認真工作。第二,檔案管理者需要及時查驗檔案,并對遺漏的檔案及時發現,最終使檔案管理效率得以提升。三,檔案管理者在對檔案進行管理時,需要對管理理念進行創新,并隨著時代的發展進步而改變理念,從而使其能夠跟上時代發展步伐,進一步提升檔案管理質量。
2.4對檔案管理業務流程的優化
檔案管理工作在時代飛速發展的大潮下,內容也在日趨增加。當前,我國多數行業中的檔案管理流程都有一些問題存在,這些問題嚴重制約了檔案管理效率的提高。所以,各行業需要對工作現狀進行改變,對業務流程進行優化。第一,和檔案管理有關的部門需要相互協調配合,家境責任落實到個人頭上,一旦發生問題就能找到責任人。第二,部門間的要加強配合,避免發生工作分配的矛盾和沖突。三,每個部門要對自己的任務進行明確,并且遵循規范流程進行工作,做到各兼其職,各負其責。
2.5對信息技術和安全軟件科學合理地利用
通過檔案管理與信息技術的結合,可以實現檔案管理在信息檢索、分類、編目、歸檔和處理各方面的信息。在工作中很多行業會出現檔案丟失的問題,這時,就需要將互聯網技術的優勢進行充分地發揮,備份全部檔案,使其能夠更加安全,防止丟失和破損。此外,檔案管理部門一定要確保有關軟件的安全性,并建立一定的防火墻防止病毒入侵,以免檔案信息被盜和丟失,與此同時還要對軟件進行更新和升級,使其能夠提高功能性。另外,我國各行業均有自己的機密信息,一些檔案信息決不能外泄,故此,檔案管理人員在工作中一定保證所使用的軟件具備一定的安全性,防止信息泄露。
3結束語
總之,當前信息技術的飛速發展,需要對檔案管理工作進行不斷地創新和改進,并對其中存在的問題及時發現并有效地解決。檔案管理工作在未來還會有更多的挑戰,所以,檔案管理者需要對自身的綜合素質進行有效地提升,同時運用科學的管理模式,最終使檔案管理工作的綜合水平得以有效提高,為行業發展助力。
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作者:江月 單位:南京市江寧區住房和城鄉建設局

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